各級(jí)文物保護(hù)單位管理頭等重要的工作，就是對(duì)文物實(shí)施有效的保護(hù)，但當(dāng)文物受到不可抗力的毀滅性破壞時(shí)，文物檔案是唯一能夠反映文物全面情況的詳細(xì)記錄。文物檔案記錄著文物的前世今生，不僅是文物修復(fù)的重要依據(jù)，在文物學(xué)術(shù)交流、研究等方面也發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。
檔案管理中遇到的“四難”
在實(shí)際工作中，這些文物檔案的利用和保存都面臨著巨大的挑戰(zhàn)。
第一，規(guī)范難。近年來(lái)，國(guó)家相繼發(fā)布了《全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位工作規(guī)范及著錄說(shuō)明（2014）》和《全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位記錄檔案卷盒、卷內(nèi)專用紙規(guī)范》等文件，對(duì)文物檔案的制作、分類、歸檔等都做了詳細(xì)要求。然而，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”文物保護(hù)的興起，文物檔案管理工作不僅局限于實(shí)體檔案整理，更重要的是對(duì)電子檔案的管理與利用，包括檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)等。至今，關(guān)于這方面的內(nèi)容還未有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)。
第二，保存難。目前國(guó)內(nèi)大部分文物保護(hù)單位的檔案保存在普通檔案室內(nèi)，并無(wú)任何恒溫恒濕措施，這對(duì)很多歷史檔案是致命的隱患。因?yàn)闅v史檔案主要以手寫(xiě)稿、金屬裝訂為主，其中很多還是宣紙、硫酸紙，普遍出現(xiàn)紙張變脆、變薄、金屬釘生銹等情況，保存和使用過(guò)程中極易損壞。
第三，查找難。由于大部分文物保護(hù)單位在管理檔案時(shí)面臨時(shí)間跨度大、體量大、分類不清等問(wèn)題，這大大降低了工作人員對(duì)檔案使用的積極性。
第四，共享難。長(zhǎng)期以來(lái)，文物檔案的保密要求不僅影響了其在文物部門之間發(fā)揮信息互通的作用，更影響到全社會(huì)實(shí)現(xiàn)信息共享及文化遺產(chǎn)應(yīng)有的社會(huì)效益的發(fā)揮。如何在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的背景下，形成資源共享，檔案及時(shí)更新的機(jī)制，加強(qiáng)考古、文保和檔案部門之間的聯(lián)系與合作，實(shí)現(xiàn)多贏的目的，成為新時(shí)代的重要議題。
不可移動(dòng)文物檔案管理新模式的探索
早在20世紀(jì)50年代，蘇州市文物局就率先開(kāi)始檔案記錄工作，60余年來(lái)，積累了大量的修繕、工程、巡查、基礎(chǔ)信息等檔案資料，資料分散在蘇州市文物局、蘇州文物保護(hù)研究所以及各個(gè)文保單位，亟須通過(guò)新科技手段對(duì)瀕危的歷史檔案、新生檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理與利用。
為此，蘇州市文物局在不可移動(dòng)文物檔案的管理利用方面作出了積極的探索與實(shí)踐。2016年7月，蘇州市文物局與江蘇瀚遠(yuǎn)科技股份有限公司聯(lián)合，啟動(dòng)了蘇州市不可移動(dòng)文物檔案管理新模式探索試驗(yàn)項(xiàng)目。
項(xiàng)目是以檔案資料最完整、時(shí)間跨度最長(zhǎng)、檔案類型最為豐富的全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位云巖寺塔為試點(diǎn)，將其自1952年以來(lái)的所有檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化，紙質(zhì)檔案數(shù)量總計(jì)近7000頁(yè)，類型覆蓋手寫(xiě)稿（難辨識(shí)）、打印稿、圖紙、照片、影音、三維等，其中大部分檔案處于瀕危或較差的保存狀態(tài)。項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程主要分為實(shí)體檔案整理、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)化三個(gè)階段。
第一階段，實(shí)體檔案整理。依據(jù)國(guó)家文物相關(guān)法規(guī)要求及標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明，完成云巖寺塔檔案資料收集、分類整理、目錄編錄、粘貼、裝訂、裝盒及其檔案資料數(shù)字化的工作。
第二階段，蘇州市不可移動(dòng)文物檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。以蘇州市文物局、蘇州文物保護(hù)研究所、各文物保護(hù)單位的業(yè)務(wù)使用場(chǎng)景為核心，結(jié)合各科研機(jī)構(gòu)或大專院校的研究需求、公眾的教育需求，確定蘇州市不可移動(dòng)文物檔案管理系統(tǒng)的短期、長(zhǎng)期建設(shè)內(nèi)容。
第三階段，檔案數(shù)據(jù)化，不同于檔案數(shù)“字”化，其區(qū)別在于檔案處理過(guò)程與成果不同。檔案數(shù)“字”化是將紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)換成圖片、PDF等格式的電子檔案;檔案“數(shù)據(jù)化”是將圖片、PDF等格式的電子檔案全部轉(zhuǎn)化成WORD、TXT等可編輯的檔案，甚至圖紙也會(huì)重新繪制。轉(zhuǎn)換后的檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理。
針對(duì)問(wèn)題查找解決方法
蘇州市不可移動(dòng)文物檔案數(shù)據(jù)化管理試點(diǎn)項(xiàng)目歷時(shí)三個(gè)月，順利完成了實(shí)體檔案整理、蘇州市不可移動(dòng)文物檔案管理系統(tǒng)建設(shè)以及云巖寺塔檔案數(shù)據(jù)化工作，探索性地解決了文物保護(hù)單位在實(shí)際工作中面臨的如下問(wèn)題。
第一，檔案數(shù)據(jù)化沒(méi)有詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)從下手？項(xiàng)目在依據(jù)國(guó)家文物局的相關(guān)法規(guī)要求及標(biāo)準(zhǔn)完成實(shí)體檔案整理的基礎(chǔ)上，還創(chuàng)造性地編制了《文物檔案數(shù)據(jù)化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》），《規(guī)范》中明確了各個(gè)流程的規(guī)范化處理要求，如不同類型檔案掃描分辨率、尺寸標(biāo)準(zhǔn);文字識(shí)別檔案的準(zhǔn)確率和排版標(biāo)準(zhǔn);檔案入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等。為其他文物保護(hù)單位提供了參考。
值得一提的是，《規(guī)范》也依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為每份檔案案卷編制了專屬檔號(hào)，作為每份檔案的“身份證號(hào)”錄入檔案系統(tǒng)，便于檔案的管理與維護(hù)。
第二，大量檔案歷史悠久，保存狀態(tài)瀕危，使用一次就破壞一次？很多檔案已經(jīng)有四五十年的歷史，尤其是當(dāng)時(shí)絕大部分檔案都是通過(guò)金屬釘裝訂，經(jīng)年累月，金屬釘銹跡斑斑，檔案支離破碎，每次使用都相當(dāng)于破壞一次。
為此，蘇州市文物局試行了“兩手抓”策略，一方面全面建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行蘇州大市文物檔案數(shù)據(jù)化，保證用戶可以在不接觸檔案的情況下也能夠查閱、使用檔案。另一方面，抓緊落實(shí)實(shí)體檔案室管理，爭(zhēng)取讓文物檔案存放在更穩(wěn)定的保存環(huán)境里，避免空氣、水氣以及人為因素的破壞，使“告別紙質(zhì)檔案，推行電子辦公”成為現(xiàn)實(shí)。
第三，找不到需要的檔案？檔案查詢是解決這個(gè)問(wèn)題的最好辦法，然而，普通的檔案管理系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案標(biāo)題、關(guān)鍵詞的搜索，當(dāng)工作人員需要了解檔案正文時(shí)只能一份份檔案查看，這嚴(yán)重限制了檔案的利用率。
蘇州市不可移動(dòng)文物檔案管理系統(tǒng)率先實(shí)現(xiàn)了檔案的“全文檢索”功能�！叭臋z索”即將通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案標(biāo)題、正文、摘要、圖紙、照片、年代等所有文字內(nèi)容的檢索。假如工作人員在撰寫(xiě)竣工報(bào)告，需要引用之前檔案資料中的內(nèi)容，只需要通過(guò)檢索關(guān)鍵詞、選擇檢索條件就可以找到相關(guān)檔案，進(jìn)行下載或復(fù)制等操作。
第四，常用檔案每次檢索很麻煩？當(dāng)文物工作者對(duì)檢索到的幾份檔案都有興趣，但下載嫌文件太大時(shí)，檔案管理系統(tǒng)中提供了“檔案收藏”功能，用戶可以將常用檔案進(jìn)行收藏和管理，也可以按照收藏時(shí)間等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序，方便用戶管理和使用常用檔案。
第五，如何共享文物檔案？文物工作者過(guò)去面臨的另一個(gè)棘手問(wèn)題是“跨部門借檔案”，每次借閱都需要經(jīng)過(guò)層層審批通過(guò)后才能借用，并且使用時(shí)間受限制。
蘇州市不可移動(dòng)文物檔案管理系統(tǒng)采用檔案“統(tǒng)一存儲(chǔ)，多級(jí)使用”模式，通過(guò)配置各單位、人員對(duì)檔案的使用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)跨部門資源共享與利用。例如保密等級(jí)不同的檔案，如是公開(kāi)檔案，所有單位都可以在線查看、下載;如是機(jī)密檔案，無(wú)須線下申請(qǐng)、蓋章等一系列流程，只需在系統(tǒng)中發(fā)出申請(qǐng)，獲得許可后就可以直接查看檔案。
未來(lái)展望
蘇州市文物局對(duì)蘇州市不可移動(dòng)文物檔案管理新模式進(jìn)行了積極的探索，整合了全市的全國(guó)重點(diǎn)文物保護(hù)單位、江蘇省重點(diǎn)文物保護(hù)單位、蘇州市重點(diǎn)文物保護(hù)單位、蘇州市控制保護(hù)建筑、蘇州市古構(gòu)筑物和普查新發(fā)現(xiàn)的文物資源，以云巖寺塔文物檔案資料為基礎(chǔ)，建立了蘇州市不可移動(dòng)文物檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文字、多媒體和圖紙等數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析等功能。一定程度上實(shí)現(xiàn)了文物精細(xì)化管理、資源共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，在提高文物檔案管理工作效率的同時(shí)，積極推進(jìn)成果轉(zhuǎn)化，使文物資源全民共享。
蘇州市文物局將在現(xiàn)有工作基礎(chǔ)上，結(jié)合文物工作者的實(shí)際需求，在擴(kuò)展檔案數(shù)據(jù)化范圍、深化檔案管理規(guī)范化程度、完善檔案管理系統(tǒng)功能、開(kāi)發(fā)多元檔案管理載體等方面做進(jìn)一步的嘗試，促進(jìn)文物資源信息共享，形成蘇州市文物大數(shù)據(jù)平臺(tái)。
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